Por Comunicaciones Valuetech
Ordenar, indexar, almacenar, buscar, fotocopiar y volver a guardar, es el proceso tradicional que ocurre en cualquier archivo, donde no sólo están involucradas la variante del consumo de tiempo, los altos costos operativos, o la agilidad del trafico documental para la toma de decisiones; sino que también los documentos están expuesto al desgaste físico debido a su uso y al riego de pérdida de valiosa información por siniestros, como incendios o efectos de la humedad, por ejemplo. Por está razón y en cumplimiento del proceso de modernización del Estado, la Contraloría General de la República decidió digitalizar 500.000 expedientes, que contienen aproximadamente 5.000.000 de páginas, que representa una muy pequeña parte de todos los registros históricos que mantiene el organismo en su repositorio documental.

Específicamente, el proyecto consiste en el procesamiento de los expedientes históricos entre los años 2002 y 2009, que están almacenados en el archivo de la Contraloría, en el segundo subterráneo de la oficina de Teatinos 56. Los expedientes son documentos públicos, que reflejan una gran variedad de temas, como causas judiciales, convenios y comunicación con otros organismos públicos, entre otros. Dado que pueden ser consultados en cualquier momento, es imprescindible contar con una versión digital para hacer más expedito el acceso de los usuarios. Actualmente, es especialmente compleja la revisión de los expedientes más extensos, que pueden llegar a tener cientos y hasta miles de páginas de anexos y respaldos.

El proyecto se origina en una licitación pública que Valuetech se adjudicó en enero pasado, y en la que la empresa obtuvo el máximo puntaje en todas las categorías de evaluación de los proveedores en competencia. El plazo comprometido para el servicio es de 10 meses, lo que resulta bastante agresivo considerando que equivale al procesamiento de unas 500.000 imágenes mensuales en promedio. Valuetech está aplicando en está iniciativa su experiencia de casi 10 años en el diseño de soluciones para la optimización de procesos de gestión documental y las mejores herramientas tecnológicas a nivel mundial, como los scanner de alto rendimiento de la empresa japonesa Fujitsu.

Esta es la segunda experiencia de digitalización masiva en la que se involucra la Contraloría, luego de haber ejecutado el año pasado un proyecto de aproximadamente 1.500.000 imágenes. Sin embargo, los expedientes licitados este año nunca antes habían salido del archivo, por lo que la institución gubernamental está depositando una confianza especial en Valuetech al permitirle manipularlos.
El plan a futuro es digitalizar absolutamente todo lo que tienen, por lo que ya están preparando otros proyectos parecidos para licitar.