El uso del correo crece cada día acumulando grandes volúmenes de información, incluso los datos que son de gran importancia para la empresa se intercambian por está vía. Por ello, es aún más importante archivar de forma centralizada los mensajes de correo electrónico con los documentos correspondientes, como documentos en papel, faxes, imágenes y archivos y, así, poder acceder a ellos con un simple clic.

Hasta ahora el correo electrónico recibido Microsoft Outlook se podía archivar directamente en DocuWare; con la nueva versión del sistema de gestión documental DocuWare también es posible acceder a través de Outlook a los documentos y mensajes de correo electrónico archivados en el repositorio central de documentos DocuWare. Se pueden abrir y editar sin problemas archivos adjuntos en distintos formatos, así como enviarlos en su formato original o en PDF. Asimismo, se pueden integrar listas de resultados y listas de tareas de DocuWare 5 en el programa de correo. Por consiguiente, el usuario puede supervisar, por ejemplo, el vencimiento de los plazos y los documentos pendientes en los que está trabajando, como las facturas en proceso de aprobación, sin salir de la aplicación de Microsoft Outlook. Por último, las pantallas de búsqueda definidas por el usuario también contribuyen a simplificar el trabajo.

A través de estas nuevas funciones DocuWare  ofrece a los usuarios una herramienta  aún más completa, con el fin de simplificar todavía más las tareas rutinarias y, sobre todo, ahorrar tiempo y dinero.