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Casos de uso

Gestión de Documentos Legales

Agiliza cada una de las etapas de la gestión de tus documentos legales, automatizando los flujos de trabajo y sus aprobaciones. Además, podrás integrar soluciones de firma electrónica, almacenar tus documentos de forma fácil y segura, controlar versiones y restringir el acceso de usuarios.

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Gestión de Documentos Legales

La documentación legal es un elemento de suma relevancia para la operación de cualquier empresa, por lo que manejarla de manera eficiente y segura es vital para el negocio. 

La optimización de procesos en el Área Legal es sumamente relevante y atingente. Según el estudio State of Contract Management elaborado por Docusign, un 33% de los colaboradores afirma que un contrato tipo ocupa por lo general más de 30 horas de trabajo, producto del tratamiento de versiones y modificaciones. Es más, un 52% establece que se gestionan alrededor de 3 o 4 versiones de los contratos antes de darlos por finalizados.

Entre las tareas que más ocupan tiempo en la gestión de contratos, se destacan: aprobaciones, discusión de las cláusulas, flujos de trabajo, y el control de versiones. Todas las cuales son optimizables mediante el uso de una solución de gestión documental.

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¿Cómo agilizar la gestión de documentos legales?

Con nuestra solución de gestión documental, Docuware, podrás tener una visión global y automatizada de tus documentos legales (por ejemplo, contratos) y su tratamiento dentro de la organización.

¿Cómo se consigue? Mediante la digitalización del proceso en cada una de las etapas de la gestión de un documento, y automatizando los flujos de trabajo y sus aprobaciones.

Además, podrás integrar soluciones de firma electrónica, asegurar que los documentos están almacenados de forma fácil y segura, y controlar el acceso para los usuarios, ya sea a través de un navegador web o dispositivos móviles.

Con esta solución, podrás disfrutar de los siguientes beneficios:

Monitoreo de aplicaciones

Repositorio único y centralizado

Todos los documentos legales y sus elementos asociados estarán archivados de forma segura en un repositorio digital único, con acceso de usuarios regulado mediante permisos y con control de versiones.

Compliance

Cumplimiento de plazos y vencimientos

Con esta solución podrás asegurar el cumplimiento de plazos, fechas de caducidad y renovaciones. Automatiza flujos de trabajo que agilicen estas tareas y mantén a tu equipo informado en todo momento.

Resolución rápida de problemas

Extracción inteligente de datos

Olvídate de largas horas revisando documentos, mediante intelligent indexing el propio sistema analizará tu documentación y extraerá información vital, como: fechas, las partes, números de identificación, etc.

Visibilidad del ciclo de vida del documento

Podrás verificar en todo momento en qué etapa de su ciclo está el documento. Quiénes lo han recibido, quiénes lo han revisado y quiénes lo han firmado. Identifica cuellos de botella y potencia la eficiencia del área.

Mejor capacidad de respuesta a clientes

Mejora la rapidez y calidad de respuesta a clientes externos e internos. Accede rápidamente y desde cualquier lugar al documento que necesitas, y olvídate de perder tiempo buscando entre información dispersa.

Monitoreo Web

Documentos seguros y protegidos

Solución con altos estándares de seguridad que resguarda tanto la integridad de los documentos como quienes pueden acceder a ellos. Esto en línea con las normativas de protección de información y datos personales.

Caso práctico

Gestión de un contrato

Para ilustrar de mejor manera el uso de esta solución, vamos a explicar cómo sería el desarrollo de un proceso completo de elaboración y firma de un contrato:

Casos de éxito

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