Uno de los desafíos más frecuentes en las áreas financieras de empresas de gran tamaño es la gestión eficiente del proceso de cuentas por pagar. Muchas organizaciones se enfrentan a una realidad similar: un volumen considerable de facturas mensuales, múltiples actores involucrados en la aprobación, y la necesidad de cumplir con normativas tributarias estrictas. A esto se suman los riesgos de pagos duplicados, errores humanos y demoras que afectan la relación con proveedores y el cumplimiento interno.
Este fue precisamente el escenario que enfrentó una empresa que nos contactó el 2022 buscando una solución integral. Su principal desafío era ordenar y automatizar su proceso de pagos a proveedores, asegurando trazabilidad, cumplimiento normativo y mayor eficiencia operativa.
⚔️ El desafío: desorden, falta de control y riesgo de incumplimientos
La empresa recibía alrededor de 500 facturas mensuales y utilizaba SAP como ERP junto con un facturador electrónico externo. Sin un sistema de gestión documental adecuado, la ubicación y el estado de cada factura eran difíciles de rastrear. Además, los flujos de aprobación eran manuales y poco transparentes, lo que generaba retrasos, falta de control sobre los responsables de cada validación y riesgos de realizar pagos sin las autorizaciones correspondientes. También era complejo cumplir con los plazos exigidos por el SII para el rechazo de facturas, lo que podía traer consecuencias tributarias.
🚀 Nuestra solución: automatización del flujo de trabajo con DocuWare
Para abordar este desafío, implementamos una solución basada en el gestor documental DocuWare Cloud, que permitió digitalizar y automatizar el proceso completo de cuentas por pagar. El nuevo flujo de trabajo parte con la descarga automática de facturas electrónicas desde una casilla de correo dedicada. DocuWare capta tanto el archivo PDF como el XML, los indexa automáticamente y da inicio al proceso de validación.
Uno de los aspectos clave fue la integración con SAP: las órdenes de compra se cargan diariamente y se realiza un “match” entre estas y las facturas recibidas, validando el monto total y número de orden. Según el resultado de esta validación, las facturas son asignadas automáticamente a los centros de costo responsables, quienes deben aprobar o rechazar en base a reglas de negocio preestablecidas.
El flujo contempla también la posibilidad de manejar excepciones —por ejemplo, facturas que no requieren validación porque corresponden a servicios básicos— y permite seleccionar líneas específicas para incluir en la carga al ERP. Además, se desarrolló una herramienta adicional para generar automáticamente el archivo con el formato que SAP requiere, permitiendo la carga masiva en los formatos MIRO (con OC) y FB60 (sin OC).
Resultados: más eficiencia, más trazabilidad y menos errores
Gracias a esta implementación, la empresa logró:
- Visibilidad en tiempo real del estado de cada factura.
- Reducción de errores y duplicidades en los pagos.
- Aceleración del proceso de aprobación, eliminando pasos manuales innecesarios.
- Cumplimiento normativo, especialmente respecto a los plazos de rechazo ante el SII.
- Centralización y trazabilidad total de la documentación de respaldo, accesible desde cualquier dispositivo.
Además, al tratarse de una solución cloud, no fue necesario adquirir infraestructura adicional, y el equipo financiero puede acceder a la plataforma desde cualquier lugar, incluso desde sus dispositivos móviles.
💡 ¿Quieres conocer más sobre esta solución?
En Valuetech trabajamos integrando tecnología de clase mundial con un enfoque práctico, cercano y orientado a resultados concretos. 📩 Puedes escribirnos a [email protected], ¡te esperamos!
🌐 Conoce nuestras otras soluciones en www.valuetech.cl
🔗 No olvides seguirnos en LinkedIn para más contenidos sobre transformación digital.