El proceso de decisión de compra en las grandes corporaciones es totalmente diferente al de compañías de menor tamaño, las grandes corporaciones prefieren operar con sistemas que les entreguen confianza, seguridad y escalabilidad. En el área de Personas lo saben bien, y es por eso por lo que hoy en día podemos observar en el Cuadrante Mágico de Gartner como la plataforma SAP SuccessFactors se ha convertido en uno de los sistemas de gestión de Talento Humano preferido por las corporaciones de más de 1.000 colaboradores.
Para estas corporaciones el poder gestionar los documentos de tantos colaboradores de manera flexible e integrado a su ecosistema se convierte en un desafío complejo, para el cual, en ocasiones los módulos adicionales de SAP Success Factors no cubren la necesidad de la manera deseada.
Cuando las exigencias normativas te hacen el camino más fácil
Hace algunos años trabajamos con una gran corporación que enfrentaba el desafío de verificar que todos los colaboradores que ingresaban a la zona de faena contaran con la documentación médica al día y con los cursos de seguridad mínimos requeridos para operar en terreno. Y si bien el equipo de Gestión del Talento Humano intentaba gestionar la situación de la mejor manera vía el uso de planillas Excel y con revisión directa en los controles de acceso, el escenario terminaba siendo un cuello de botella y algo que se volvía totalmente incontrolable.
¿Tu equipo aún controla la documentación y cumplimientos críticos utilizando Excel o las agendas de su correo electrónico? Si tu respuesta tiene algo de “sí”, entonces te interesará lo que tenemos para contarte.
¿Cómo una solución ad-hoc puede resolver el problema a la vez que entrega confianza y seguridad?
El desafío de la compañía era enorme, es por ello que cuando se pusieron en contacto con nosotros estábamos seguros de que la plataforma de Gestión Documental y automatización de flujos de trabajo, DocuWare, podría ser el aliado perfecto para resolver su problema.
Nuestra propuesta consistió en integrar DocuWare directamente con su plataforma de SAP Success Factors para gestionar en DocuWare todos y cada uno de los documentos de sus colaboradores. Esta además resolvía todas las dudas que pudiesen tener de cara a la seguridad y protección de datos, gracias a su flexible módulo de perfilamiento de accesos, el que permite definir con una alta especificidad el acceso a la información. Por otro lado, en la plataforma toda la documentación es almacenada de manera totalmente encriptada, haciendo match completo con sus requisitos de seguridad y compliance.
Para las tareas de gestión se desarrollaron un grupo de flujos de trabajo automáticos, los que permitían asistir al equipo en las tareas de control de checklist documental y vencimientos, automatizando gran parte de la gestión.
De cara al control, la alta capacidad de DocuWare fue su gran diferenciador. Mediante su capa de APIs y Webhook fue posible integrar la plataforma directamente con su sistema de control de accesos, lo que permitió también automatizar el proceso de revisión en faena.
Por otro lado, el equipo de Personas tenía también en carpeta el desafío de poder resolver el proceso de firma electrónica, y la problemática principal era el poder hacerlo de la manera más transparente y fácil para sus colaboradores. Ante este desafío, gracias a las capacidades de integración de DocuWare fue posible orquestar totalmente la integración de firma con un proveedor nacional de firma electrónica, de modo que fuese simple para el usuario final.
¿Estas sufriendo problemas similares?
Sabemos la alta exigencia de las grandes corporaciones, y tenemos la certeza de que muchas comparten ciertas problemáticas, donde la plataforma de Gestión Documental y automatización de flujos de trabajo DocuWare puede convertirse en su nuevo gran aliado.
¿Quieres ver como podríamos resolver tus desafíos específicos de Gestión Documental?
Ponte en contacto con nuestro equipo y abordemos los desafíos que permitirán a tu equipo de Gestión de Personas centrarse en lo más importante, tus colaboradores. 📩 Puedes escribirnos a [email protected], ¡te esperamos!
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