Los documentos que mueven la logística
Ustedes saben que, en logística, cada documento cuenta: guías de despacho, facturas, hojas de recepción, devoluciones… cualquier error en estos procesos puede retrasar cierres de ciclo, facturación y afectar directamente el flujo de caja.
Hemos visto en su día a día cómo cuadrar lo que entrega el transportista con lo que se registra en el ERP puede convertirse en un proceso largo y propenso a errores, especialmente cuando los canales son distintos y cada uno tiene sus particularidades.
Procesos críticos y cómo podemos automatizarlos
Existen varias etapas dentro de la operación logística donde la automatización aporta valor inmediato:
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- Captura de documentos de transporte y recepción: digitalizamos facturas, guías y hojas de ruta, incluso si son manuscritas. La IA identifica rápidamente si son entregas conformes, reclamos o devoluciones. Esto evita errores en la carga manual y acelera la disponibilidad de la información.
- Validación de contenido por ítem: revisamos automáticamente SKU, cantidades, medidas y unidades. Si hay diferencias, se detectan antes de que se genere una nota de crédito o se requiera refacturación.
- Recepción diferenciada por canal: en retail, se gestionan documentos de recepción propios de las cadenas; en canal tradicional, se interpretan guías o facturas manuscritas. Todo esto se integra automáticamente para mantener trazabilidad y coherencia en los registros.
- Cuadratura y rendición: cruzamos lo emitido con lo recepcionado, verificando que cada hoja de ruta coincida con la entrega. Cuando hay inconsistencias, el sistema notifica al transportista, agilizando la rendición y evitando retrasos.
- Cierre de ciclo en ERP: una vez validados y conciliados, el sistema cierra automáticamente el ciclo, facilitando la facturación y asegurando que las operaciones se registren correctamente.
- Visualización centralizada y control de estado: todos los documentos quedan disponibles en una interfaz única, mostrando si están con observaciones, pendientes o completos. Esto simplifica la supervisión y la trazabilidad.
- Integración con sistemas clave: OMS, WMS, TMS y ERP se conectan directamente, permitiendo que la información fluya sin fricciones y dando visibilidad de toda la operación logística desde un único lugar.
Nuestra experiencia en acción
Hemos trabajado con varias compañías en la automatización de estos procesos, adaptando soluciones a cada nivel de madurez: desde operaciones que aún dependen del papel hasta proyectos 100% digitales. Lo que vemos siempre es consistente: reducción de errores, control efectivo de transportistas, cumplimiento de SLA logísticos, procesos internos más ágiles y, sobre todo, flujo de caja más rápido gracias a la facturación oportuna.
Conclusión: más control, menos errores, mayor eficiencia
La gestión documental logística no tiene por qué ser manual ni propensa a errores. Con la tecnología adecuada, podemos transformar estos procesos en flujos digitales ágiles y trazables, liberando al equipo para enfocarse en lo realmente estratégico.
En Valuetech conocemos estos desafíos de primera mano y estamos listos para ayudarte a optimizar cada etapa de la operación logística. 📩 Escríbenos a [email protected] y descubramos juntos cómo podrías aplicar esta tecnología a tu negocio.
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