¿Qué significa la automatización de procesos para las operaciones de RRHH?

¿Qué significa la automatización de procesos para las operaciones de RRHH?

Hoy en día ya no es raro encontrar áreas de recursos humanos (RRHH) que aprovechan la RPA para automatizar sus procesos manuales, estandarizar tareas recurrentes, y realizar acciones con mayor rapidez. Y aún más allá, son cada vez más los departamentos de recursos humanos que están recurriendo a RPA, dada su facilidad de implementación, mejora en la precisión, y compatibilidad tecnológica.

Básicamente, las aplicaciones RPA permiten a los usuarios crear un script, llamado bot, que imita la forma en que los humanos interactúan con las aplicaciones. Un caso de uso clásico es la transferencia de datos de un sistema a otro.

Un punto importante por destacar es que a menos que la RPA se complemente con aprendizaje automático, no puede ejercer juicio ni hacer inferencias. Aun así, esta puede desempeñar un papel importante en la automatización de procesos manuales de recursos humanos, la estandarización de tareas comunes, la rápida finalización de tareas existentes a través de procesos de software automáticos y la liberación de colaboradores para completar tareas de mayor valor.

Por su parte, los líderes de recursos humanos debiesen comenzar su propio programa RPA dirigido internamente, con solo uno o dos robots que puedan automatizar suficientes tareas manuales. Al comenzar con algunas automatizaciones de baja complejidad y bajo riesgo, el área tendrá una mayor capacidad para ayudar a construir soluciones más complejas a medida que el programa madure, sin tener que comprometer recursos internos adicionales.

A continuación, detallamos ocho casos de uso comunes de RPA:

  • Automatiza y clasifica los currículos vitae de tus candidatos según reglas predefinidas, y realiza seguimientos;
  • Genera una carta de oferta personalizada que incluya todos los detalles relevantes;
  • Crea credenciales y configura todos los sistemas de TI para el proceso de incorporación;
  • Realiza cambios de nómina, balancea cuentas y administra el proceso de compensación;
  • Consolida todos los datos relevantes para el proceso de revisión de talentos en todos los sistemas;
  • Procesa solicitudes de reembolso de gastos y valida o señala anomalías;
  • Automatiza las actualizaciones de ingreso de datos a los sistemas de recursos humanos; y
  • Genera informes mediante la consolidación y transformación de datos entre sistemas.
 
A continuación mostramos los componentes de un software HCM y sus funciones:

Poner al ser humano de nuevo como “Recurso Humano”


El uso de RPA se ha disparado en los departamentos de recursos humanos a medida que las empresas luchan con las interrupciones causadas por la pandemia de COVID-19, señaló recientemente Joel Cherkis, vicepresidente de industrias globales de UiPath. 

La contratación y la incorporación de nuevos colaboradores se encuentran entre los principales casos de uso de recursos humanos. “Después de la pandemia”, explicó, “ha habido una gran cantidad de rotación en muchas organizaciones, lo que ha dejado a los equipos de recursos humanos trabajando horas extras en nuevos roles para mantener sus negocios en marcha”.

En ese contexto, los promotores de RPA argumentan que los bots mejorarán los trabajos en lugar de reemplazarlos.  Más aun, afirman que los bots pueden agilizar casi cualquier proceso de recursos humanos y reclutamiento, devolviendo lo ‘humano’ a los recursos humanos”.

Sin embargo, los equipos de recursos humanos deben ser conscientes de que la RPA puede alterar significativamente la cultura de la empresa, por lo que deben adoptar un enfoque centrado en las personas al implementar la automatización.


Tendencias de adopción de RPA en recursos humanos


Según Dan Staley, líder de tecnología de recursos humanos en PwC, dos factores importantes están impulsando la automatización de procesos robóticos en recursos humanos:

  • Muchos de los principales proveedores de software HCM (Human Capital Management) incorporan RPA y automatización inteligente de procesos en sus procesos de aplicaciones de software para que los departamentos de recursos humanos puedan aprovechar las capacidades de las últimas versiones.
  • Muchas organizaciones están capacitando a sus equipos y adquiriendo herramientas RPA, enseñándoles cómo usar estas herramientas y alentándolos a experimentar y compartir ideas. Las organizaciones y las empresas de software han creado sitios donde su comunidad de usuarios puede mostrar cómo bots automatizan ciertas funciones de recursos humanos. “Incluso si algunas de las ideas solo ahorran minutos al día”, dijo Staley, “se promueve el uso de estas herramientas y se desarrolla el músculo necesario para reconocer las mayores oportunidades de automatización”.

Además, se está descubriendo que la RPA está pasando de ser un tipo de proyecto educativo en el que los equipos de recursos humanos experimentan con unos pocos bots a aplicaciones más generalizadas. Dado que muchos líderes de recursos humanos ahora comprenden los beneficios de la automatización, la fase educativa de RPA en recursos humanos está llegando a su fin.  Ahora las empresas están aumentando las implementaciones de automatización para un reclutamiento e incorporación más rápidos, aumentando así la eficiencia y una mejora en las experiencias de los colaboradores.


¿La RPA elimina los trabajos de recursos humanos?


Una preocupación generalizada en recursos humanos es que los bots RPA podrían eliminar muchos puestos de trabajo. “La etiqueta ‘robótica'”, dijo Staley, “a veces puede ser confusa, o aterradora, para aquellos en recursos humanos que tienen la tarea de la agenda de personas, dado que muchas de estas mismas personas temen que los “robots vengan por nuestros trabajos”.

Muchos trabajos, así como las habilidades humanas necesarias para esos trabajos, cambiarán con el tiempo pero no serán eliminados. Esta tendencia debería continuar en Recursos Humanos, dijo Staley, ya que la RPA reduce el tiempo dedicado a tareas repetitivas no estratégicas, para centrarse así en actividades más analíticas y de apoyo a la toma de decisiones.

Se necesitarán nuevas habilidades digitales para que Recursos Humanos pueda comprender el poder y las capacidades asociadas con la tecnología RPA y buscar continuamente áreas para su implementación. Aunque los equipos de recursos humanos no necesariamente tendrán que programar un bot RPA, deberán comprender cómo aprovechar su poder. Los pasos transaccionales se reducen a favor de más comunicación, verificación, establecimiento de estrategias, gestión y análisis.

Sin RPA, por ejemplo, un reclutador habría pasado la mayor parte del día, si no todo, examinando currículums para encontrar la mejor coincidencia, enviando correos electrónicos a los candidatos y rastreando e informando a los gerentes de contratación del estado y la justificación de una selección.

Con la automatización, el reclutador articularía los procedimientos de contratación mediante un bot RPA y trabajará con los equipos comerciales para garantizar que sus necesidades de contratación se definan programáticamente. El reclutador podría entonces verificar y validar los resultados. Así, al evitar el papeleo, este tendría más tiempo para construir un grupo de candidatos más diverso y realizar un seguimiento personal de los mejores candidatos.


Consideraciones antes de implementar RPA para procesos de RRHH


“Aunque la RPA a menudo se ve como una forma de ahorrar tiempo y dinero al reemplazar a los colaboradores, la mayoría de las iniciativas de RPA no tendrán un impacto sustancial en el número de colaboradores”, dijo Duncan Harris, Research Director de Gartner. Sin embargo, la implementación de RPA requerirá que las organizaciones rediseñen roles y flujos de trabajo. Harris cree que la adopción de RPA aumentará la demanda de nuevas habilidades para respaldar tareas de mayor valor.

Al final del día, los líderes de recursos humanos deben considerar las formas más efectivas de mejorar la destreza digital y desarrollar habilidades creativas sociales en los colaboradores donde se implemente RPA. A medida que las tareas realizadas pasen a RPA, los gerentes enfrentarán nuevos desafíos para medir la productividad de los colaboradores, mantener una cultura corporativa positiva y comunicarse con los equipos sobre los beneficios y desafíos de la automatización.

Al implementar RPA en los procesos de recursos humanos, Harris sugirió las siguientes consideraciones:

  • Determinar de manera más amplia los casos de uso de HCM.
  • Crear un viaje de automatización en todos los procesos de HCM.
  • Identificar las áreas en las que la optimización y automatización de procesos pueden reducir las transferencias y los costos de mano de obra, especialmente en flujos de trabajo altamente repetibles.
  • Involucrar la experiencia de colegas fuera de recursos humanos con el mapeo de procesos comerciales para saber dónde está trabajando RPA internamente y aquellos que son expertos en la implementación de RPA.
  • Establecer una comunidad para desarrollar y escalar continuamente la experiencia interna.

¿Te interesa automatizar uno de tus procesos de RRHH? Podemos ayudarte con eso, solo debes escribirnos a hopit@valuetech.cl para empezar a evaluar tu proyecto. Y recuerdo, si es repetitivo y manual, puede automatizarse.

¡Nos vemos! 

 
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