Si eres responsable de la gestión de documentos en tu empresa, es probable que hayas oído hablar del término “gestor documental”. Pero, ¿sabes realmente qué es un gestor documental y cómo puede ayudarte en tu trabajo diario? En este artículo, te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre los gestores documentales y cómo pueden mejorar la gestión de documentos e información en tu empresa.
¿Qué es un gestor documental?
Un gestor documental, también conocido como software de gestión documental o DMS (por sus siglas en inglés de “Document Management System”), es una herramienta que permite almacenar, organizar y gestionar documentos de forma electrónica. En lugar de guardar documentos en papel o en carpetas físicas, un gestor documental permite digitalizar y almacenar documentos en un servidor o en la nube, lo que facilita su acceso y su gestión.
Un gestor documental no solo permite guardar documentos digitales, sino que también permite escanear documentos en papel para digitalizarlos y guardarlos en el sistema. Además, permite establecer permisos y roles de usuario para controlar quién puede acceder a los documentos, así como realizar búsquedas avanzadas para encontrar documentos de forma rápida y sencilla.
Principales funciones de un gestor documental
La función principal de un gestor documental es almacenar y gestionar documentos de forma electrónica. Ahora, ¿Qué significa esto en la práctica?
A continuación, detallamos algunas de las principales funciones de un gestor documental:
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- Almacenamiento y organización: Permite guardar documentos digitales en un servidor o en la nube, lo que facilita su acceso y su gestión. Además, permite organizar los documentos en carpetas y subcarpetas para tener una estructura clara y ordenada.
- Digitalización de documentos: Permite escanear documentos en papel para digitalizarlos y guardarlos en el sistema. Esto es especialmente útil para empresas que tienen documentos en papel y quieren digitalizarlos para mejorar su eficiencia.
- Control de acceso: Permite establecer permisos y roles de usuario para controlar quién puede acceder a los documentos. Esto garantiza la privacidad y la seguridad de los documentos importantes de la empresa.
- Búsqueda avanzada: Permite realizar búsquedas avanzadas para encontrar documentos de forma rápida y sencilla. Esto ahorra tiempo y aumenta la eficiencia en la gestión de documentos.
¿Cuáles son los beneficios de un gestor documental?
Ahora que ya sabes de qué se trata esta solución y cuáles son sus principales funciones, te presentamos algunos de los beneficios que puedes obtener al utilizar uno:
- Ahorro de espacio: al almacenar tus documentos en formato digital, puedes ahorrar espacio físico y reducir el costo de almacenamiento.
- Ahorro de tiempo: podrás acceder a tus documentos de forma rápida y sencilla, lo que te permite ahorrar tiempo en la búsqueda y gestión de los mismos.
- Mayor seguridad: un buen gestor te permite proteger tus documentos de accesos no autorizados, lo que aumenta la seguridad de tu información.
- Colaboración más eficiente: podrás compartir documentos con otros usuarios de forma más eficiente. Puedes establecer permisos de acceso para cada usuario o grupo de usuarios, y puedes crear flujos de trabajo que agilicen el proceso de revisión y aprobación de documentos.
Conclusión
Ahora ya conoces qué es un gestor documental y sus principales funcionalidades. Si te interesa implementar esta solución en tu empresa, en Valuetech somos partners oficiales de Docuware, solución líder en Gestión Documental. Con esta, podrás almacenar, organizar y gestionar tus documentos en forma eficiente y segura. Además, tiene la capacidad de integrarse con distintos sistemas y plataformas como tu ERP, correo electrónico y firma electrónica.
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