Tus Primeros Pasos en Gesti贸n Documental: Organizaci贸n Inteligente de Documentos 馃搫

Tus Primeros Pasos en Gesti贸n Documental: Organizaci贸n Inteligente de Documentos 馃搫

Tus Primeros Pasos en Gesti贸n Documental: Organizaci贸n Inteligente de Documentos 馃搫

 

Una informaci贸n organizada con claridad y disponible al instante, es una de las claves en el 茅xito de los procesos empresariales hoy en d铆a. Sin embargo, muy frecuentemente se tarda mucho en encontrar los documentos que se necesitan. Hace falta buscar en directorios de archivos sin estructurar, en las bandejas de correo o, inclusive hay que rebuscar en sistemas de archivado en papel. Sin seguridad, control de versiones, transparencia en los procesos y capacidad de localizaci贸n inmediata, las empresas no solo pierden productividad, sino que tambi茅n se arriesgan a sufrir filtraciones en la seguridad de los datos y a incumplir la normativa legal. Muy probablemente no quieres que esto te suceda.

Hoy en d铆a, la Gesti贸n Documental se presenta como una muy buena opci贸n para sanar estos dolores. Permitiendo llevar la organizaci贸n y el manejo de su informaci贸n a un siguiente nivel de eficiencia.


驴Qu茅 es Gesti贸n Documental?
 

La gesti贸n documental se refiere al proceso de capturar, almacenar, organizar y facilitar la gesti贸n de los documentos de una organizaci贸n, con el fin de que estos puedan ser localizados f谩cilmente por cualquier colaborador. De aqu铆 que sea extremadamente importante saber qu茅 es gesti贸n documental, dada su relevancia para optimizar el recurso m谩s valioso hoy en d铆a: el tiempo.

Gracias a esta, los usuarios pueden consultar y encontrar informaci贸n de manera r谩pida, f谩cil y precisa. Por ejemplo, si un profesional necesita localizar un dato o documento en particular, pero no recuerda en qu茅 carpeta o repositorio se encuentra, lo puede ubicar r谩pida y f谩cilmente si cuenta con un proceso de gesti贸n documental eficiente ya implementado. Esto evitar铆a que tenga que revisar cada documento uno a uno, y la perdida de tiempo que eso implica.


DocuWare para la Organizaci贸n Inteligente de Documentos
 

Una de las mejores soluciones en el mercado para iniciar tu ruta en Gesti贸n Documental es Docuware. Con esta se puede desarrollar un flujo de trabajo digital inteligente, estableciendo un nuevo ritmo para la productividad de los trabajadores y el rendimiento de la empresa.

Mediante su m贸dulo de Organizaci贸n Inteligente de Documentos, esta proporciona una ubicaci贸n de b煤squeda segura para guardar y recuperar con rapidez cualquier documento de la empresa. Adem谩s, ofrece acceso m贸vil y por Internet, asignaciones de tareas eficientes y flujos de trabajo digitales inteligentes. Esta soluci贸n est谩 pr谩cticamente lista para usar con una configuraci贸n m铆nima, lo que permite obtener r谩pidamente sus beneficios, sin incurrir en grandes costos de tiempo e implementaci贸n. La idea es que este proyecto sea lo m谩s r谩pido y f谩cil posible.

Dentro de sus principales funcionalidades, destacan:


  • Capturar, archivar y recuperar de manera centralizada documentos empresariales de todo tipo.
  • Controlar estrictamente los permisos de acceso para lograr la m谩xima seguridad y confidencialidad.
  • Recuperar, editar y compartir documentos en un navegador, sea cual sea la ubicaci贸n
  • Automatizar tareas y controlar plazos de entrega.
  • Obtener aprobaciones mediante flujos de trabajo digitales.
  • Efectuar el seguimiento de las decisiones con anotaciones y sellos digitales.
  • Cumplir f谩cilmente las pol铆ticas de protecci贸n y conservaci贸n de datos.
 

Cada una de estas funcionalidades aporta gran valor al negocio, y entre otros, permite disfrutar de los siguientes beneficios:


  • Crear una organizaci贸n de nivel superior, acabando con la manipulaci贸n de documentaci贸n impresa, el desorden de los archivos y el caos. El almacenamiento de documentos llega a un nivel superior con archivado centralizado e indexaci贸n f谩cil.
  • Controlar el acceso a los documentos, restringiendo el acceso de la lectura o la edici贸n de un documento, si hace falta incluso durante un determinado intervalo de tiempo.
  • Eliminar archivos duplicados, guardando cada documento solo una vez y accediendo a 茅l desde cualquier cantidad de carpetas definidas con flexibilidad.
  • Minimizar los tiempos de respuesta, utilizando herramientas pr谩cticas como las listas que se actualizan autom谩ticamente para recuperar de inmediato la informaci贸n. Tambi茅n se puede buscar lo que necesita por cualquier palabra clave, la fecha o el asunto.
  • Cumplir los plazos establecidos, recibiendo una notificaci贸n autom谩tica antes de que caduque un contrato, venza una factura o finalice el periodo de conservaci贸n legal de un documento.
  • Reforzar la seguridad de la informaci贸n, evitando el borrado arbitrario de documentos y la p茅rdida de datos importantes para la empresa a causa de amenazas como virus, malware, robos, o desastres naturales.
  • Eliminar los mails de los flujos de trabajo de aprobaci贸n, olvid谩ndose de las listas interminables de mails que solicitan comentarios u opiniones.
 
 

驴Qu茅 te parece ver Docuware y la Organizaci贸n Inteligente de Documentos en acci贸n?

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