Hoy más que nunca las organizaciones buscan el poder tener sus procesos de negocio totalmente controlados y bien gestionados, pero en muchas ocasiones pareciese que esto se convierte en una tarea titánica. Muchos procesos de negocios siguen siendo soportados por flujos de aprobación y de tomas de decisión que quedan plasmados únicamente en correos electrónicos, en donde además se distribuyen los documentos relacionados, y con ello se van diseminando y duplicando.
Esta situación provoca que finalmente el seguimiento y control del proceso se vuelva engorroso, y de cara a las revisiones de auditoría se puedan producir no conformidades por la dificultad en la búsqueda de la evidencia solicitada.
Riesgos de depender del correo electrónico para procesos críticos
Sin lugar a duda que la invención del correo electrónico y su incorporación en los negocios y en la vida diaria ha sido por lejos una maravilla. La facilidad que nos provee el email de poder comunicarnos de manera asíncrona nos ha permitido optimizar y ahorrarnos mucho más que tiempo, por ejemplo, evitando el tener que estar a la espera de una llamada telefónica o teniendo que acudir a sucursales para entregar unos documentos.
Pero en los tiempos que corren y con la especialización tecnológica que hoy existe, seguir soportando los procesos de negocio en correos electrónico nos trae consigo varias complejidades, sobre todo si dentro de estos estamos compartiendo documentos.
Revisemos algunas de esas complejidades:
- Pérdida de trazabilidad: En una comunicación entre “n” personas de un proceso que conlleva múltiples revisiones y aprobaciones poder visualizar una trazabilidad clara y fácil de demostrar se hace más compleja.
- Riesgos de seguridad: ¿Cuántas veces te ha pasado que por similitud de nombres incluyes a alguien por error en un correo electrónico? De seguro más de una vez. Ahora imagina si esa comunicación contiene información privada o documentación confidencial, y el riesgo aumente considerablemente.
- Eliminación de fuente de la verdad y generación de duplicados: Cuando se comparten documentos en un correo electrónico entre colaboradores, se pierde “la fuente única de la verdad”, entendiendo a esta como el lugar en donde sabemos con total certeza que está la última versión de un documento en particular, pues alguien que estuvo en una línea de la conversación puede perfectamente tomar un adjunto antiguo pensando que es la última versión de un determinado documento. Adicionalmente, muchos respaldan el documento adjunto en una fuente local, generando entonces mayor cantidad de duplicados de un mismo documento, sin asegurarte tampoco ello que efectivamente es la última versión del documento.
- Pérdida de control y de gestión: En muchas ocasiones un correo electrónico se convierte en un grano más de arena dentro de una playa con un inbox repleto de mensajes, y es que en ocasiones podemos tener nuestra bandeja de inbox totalmente saturada, esto que le puede ocurrir a cualquiera expone que procesos importantes no puedan ser priorizados y que en ocasiones se “corte” el proceso de comunicación, y se requiera de un correo de “recordatorio/reclamo” para reflotar la comunicación.
Como estos, podemos continuar con una lista de riesgos y fricciones que se producen cuando tus procesos de negocio dependen de comunicación vía correo electrónico, pero enfoquémonos ahora en como puedes salir de esta situación.
Cómo DocuWare simplifica la gestión de tus procesos documentales
Hoy en día son miles las empresas en el mundo que soportan sus procesos de negocio documental en la plataforma de gestión documental, DocuWare.
Muchas empresas ya ha reconocido los inconvenientes que conlleva el continuar soportando gran parte de sus procesos de negocios solo en el correo electrónico. Pero hoy nos centraremos en como es posible de manera simple el mover tus procesos de negocio desde tú correo electrónico al gestor documental DocuWare, y todo gracias a su potente motor de Workflow.
Revisemos a continuación una guía paso a paso de como mover tus procesos de negocio de tu correo electrónico a DocuWare:
- Diseña el proceso de negocio y sus actividades principales: Identifica a grandes rasgos cómo es tu proceso, identifica que eventos son los que dan el inicio y las etapas principales de este proceso.
- Identifica los perfiles relevantes en la toma de decisión: Verifica cuales son las etapas cruciales que permiten un cambio de situación o de estado relevante en tu proceso de negocio y las personas que realizan esta acción.
- Identifica la información crucial de una transacción y lo que te permita identificarla como un elemento único: El nombre de tu cliente, su identificación, una fecha clave es información relevante de una transacción.
- Crea un archivador en DocuWare para respaldar los documentos: Con la información del punto 3 podrás crear en DocuWare tu archivador y definir la metada de tu proceso.
- Diseña el Workflow en el Diseñador de flujos de DocuWare: Abre el diseñador de Workflows de DocuWare y con la información obtenida de los pasos 1 al 3 dibuja en este el proceso de negocios en DocuWare. Esta herramienta LowCode te permitirá paso a paso definir el proceso de negocios que te permitirá soportar el proceso.
- Genera ahora las listas de Gestión: Finalmente agrega a tu archivador un par de listas que te permitirán gestionar de mejor manera tu proceso, para evitar retrasos y poder tener una visión total y controlada de tu proceso de negocios
Ilustración 1: Diseñador de Workflow versión escritorio.
Ya tienes todo para poder llevar ahora el control total de tu proceso de negocios directamente en DocuWare, eliminando con ello todas las fricciones y riesgos que hemos identificado.
¿Tú proceso de negocio parece ser no tan trivial y con reglas de negocio complejas?
Si tu proceso de negocio es más complejo de lo normal, o tienen reglas de negocio complejas como las típicas de los procesos de aprobación de facturas que dependen de reglas de montos o de áreas, no te preocupes, porque DocuWare está totalmente preparado para soportar esos procesos complejos.
Contáctanos para llevar tu proceso de negocio en poco tiempo a un alto nivel de gestión, nuestro equipo técnico posee una alta especialización y una gran cantidad de horas implementando procesos de negocio de manera exitosa en DocuWare. Nos puedes contactar en este mismo sitio en nuestro asistente virtual, o a través de nuestro correo [email protected]. ¡Te esperamos! 🙌
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