La protección de los datos personales dejó de ser solo una obligación legal: hoy es una necesidad operativa urgente. La nueva Ley 21.719, que moderniza la normativa sobre protección de datos en Chile, exige a las organizaciones asegurar la privacidad, trazabilidad y control sobre toda la información personal que manejan. Sin embargo, muchos documentos que contienen estos datos —como contratos, formularios, correos o reportes— siguen almacenándose en carpetas compartidas, correos electrónicos o archivos físicos. Esto dificulta la gestión, el control de accesos y el cumplimiento normativo.
Aquí es donde DocuWare puede marcar la diferencia. Esta plataforma de gestión documental y automatización de procesos permite abordar los desafíos legales de forma práctica, segura y sin fricciones. ¿Cómo lo logra?
📍 1. Ubica y accede rápidamente a los datos personales
Uno de los mayores retos para cumplir con la normativa es saber dónde están los datos personales. Con DocuWare puedes:
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- Digitalizar y centralizar todos los documentos que contienen datos sensibles (contratos, fichas de clientes, formularios, etc.).
- Clasificar automáticamente la información usando metadatos.
- Realizar búsquedas rápidas para ubicar todos los documentos asociados a una persona, sin importar en qué archivo estén.
Esto es clave para responder, por ejemplo, a solicitudes de acceso realizadas por los titulares de datos.
🛠️ 2. Exporta, corrige o elimina datos con trazabilidad
La ley establece que los titulares pueden:
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- Solicitar la eliminación de sus datos.
- Exigir correcciones.
- Pedir acceso a la información que una empresa mantiene sobre ellos.
Con DocuWare, estos procesos se pueden automatizar mediante flujos de trabajo. Si alguien solicita la eliminación de sus datos, el sistema:
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- Notifica automáticamente al Encargado de Protección de Datos (DPO).
- Valida la solicitud.
- Elimina la información siguiendo la política interna.
Y lo mejor: cada paso queda registrado en una bitácora, para facilitar auditorías y demostrar cumplimiento.
🔐 3. Protege los datos con control de accesos, encriptación y trazabilidad
DocuWare ofrece varias capas de protección para la información personal:
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- Encriptación de documentos tanto en tránsito como en reposo.
- Perfiles de acceso definidos por rol, para evitar que personal no autorizado vea o modifique datos sensibles.
- Restricciones para impedir la descarga, impresión o reenvío de documentos confidenciales.
- Registro de cada acción realizada sobre un documento: quién accedió, cuándo, y qué hizo.
🔄 4. Define tiempos de retención y automatiza la eliminación
La normativa chilena obliga a las organizaciones a mantener los datos solo durante el tiempo necesario. Con DocuWare puedes:
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- Establecer reglas de retención automática.
- Activar flujos de eliminación una vez cumplido el plazo legal o contractual.
- Garantizar la eliminación segura tanto del documento como de sus metadatos.
Esto minimiza riesgos y evita acumular información innecesaria.
🧭 5. Integra la protección de datos en tus procesos desde el inicio
A diferencia de soluciones que se aplican “por fuera”, DocuWare incorpora el cumplimiento legal en el diseño mismo de los procesos documentales. No se trata de un complemento, sino de una solución que aplica gobernanza documental de forma transversal.
Además, se puede integrar con sistemas existentes como tu ERP, CRM o software de RRHH, facilitando una gestión coherente de la información en toda la organización.
✅ En resumen: ¿qué logras al usar DocuWare?
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- Localizas y gestionas los datos personales fácilmente.
- Automatizas procesos clave para cumplir con la ley.
- Controlas el acceso a información sensible.
- Reduces el riesgo de multas y filtraciones.
- Demuestras cumplimiento ante auditorías.
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En Valuetech, hemos ayudado a un gran número de empresas a abordar sus desafíos de eficiencia y seguridad documental, adaptándonos tanto a su operación como al cumplimiento normativo. ¿Te gustaría conocer cómo podemos ayudarte?
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