¿Por qué el descubrimiento continuo de procesos es el camino a seguir?

¿Por qué el descubrimiento continuo de procesos es el camino a seguir?

Si bien el rol de la resiliencia empresarial como una ventaja competitiva es algo ampliamente aceptado entre los líderes de las empresa. En la práctica, no muchos llegan a comprender que para mantenerla se requiere de un enfoque constante en los procesos y resultados comerciales. 

En este ámbito, las prácticas de mejora de procesos y las tecnologías de automatización juegan un papel clave en el mantenimiento de la resiliencia y la consecución de resultados comerciales. Especialmente cuando se navega en condiciones cambiantes.

 

El contexto de la transformación de procesos

 

Cuando se trata de transformación de procesos, la mayoría de las organizaciones han sido más bien aspiracionales. Históricamente, los proyectos de mejora de procesos involucraban enfoques aislados, un esfuerzo significativo en la preparación de datos y puntos de vista subjetivos. Por lo general, estos proyectos incluían entrevistas y observación del personal, seguidas de informes  que a menudo estaban desactualizados al momento en que se finalizaban.

Cuando un ejecutivo pregunta en una reunión “¿qué y cómo debemos optimizar?”, lo que menos espera son formas anticuadas de optimización de procesos comerciales. Y una empresa moderna no puede permitirse los errores que implican los procesos manuales y las herramientas obsoletas. El objetivo principal de cada organización es satisfacer las necesidades de sus clientes, y esto debe lograrse a través del camino más eficiente.

 

 

¿Qué es el Descubrimiento Continuo?

 

Lo que está ocurriendo ahora es que las organizaciones que logran implementar programas de transformación de procesos con impacto están aprovechando lo que se denomina Descubrimiento Continuo.

Con los avances en la automatización robótica de procesos (RPA), la inteligencia artificial (AI), el aprendizaje automático (ML) y otras tecnologías de automatización, es posible crear un nuevo mundo para la transformación de procesos. Uno en el que todas las empresas pueden adoptar rápidamente esas tecnologías y, como resultado, pueden lograr mejores resultados comerciales como la resiliencia y la eficiencia operativa.

El descubrimiento continuo permite a las organizaciones abordar integralmente el proceso que se quiere optimizar y generar indicadores clave de rendimiento (KPI) del negocio.  Así, las tecnologías de descubrimiento y automatización se utilizan para descubrir, comprender y tomar medidas para alcanzar los KPI deseados. A la vez que permiten el monitoreo continuo del desempeño organizacional general y las iniciativas de transformación de procesos para garantizar que los procesos se mantengan en su estado más óptimo.

 

 

¿Por qué es importante el Descubrimiento Continuo?

 

Considera la forma actual de trabajo en la mayoría de las empresas. Los empleados de todos los niveles pasan más tiempo que nunca utilizando herramientas, sistemas y aplicaciones. Sin embargo, aunque haya un procedimiento prescrito a seguir, siempre surgen nuevas condiciones que siguen agregando pasos a los procesos.

Por otro lado, los directores y ejecutivos dedican solo una fracción de su tiempo a la mejora y optimización de procesos, consumidos por otras prioridades.

Pero, ¿podrían hacerse las cosas de otra manera? ¿Hay formas de aportar más eficiencia y valor a la organización? La única forma de responder a estas preguntas es tener una mirada constante en cada punto de contacto del proceso.

 

¿Qué requiere el Descubrimiento Continuo?

 

El descubrimiento continuo requiere, y permite, una estricta priorización y optimización sistemática de los procesos. Esto es clave para desarrollar la resiliencia organizacional, lo que permite realizar cambios, descubrir nuevas mejoras y monitorear el impacto mientras transformas tus procesos.

Hay estudios que señalan que la diferencia entre las organizaciones de clase mundial y el resto es el grado en que adoptan la automatización y practican conceptos como el descubrimiento continuo. Esto es especialmente cierto para aquellas empresas con objetivos de convertirse en una empresa totalmente automatizada.

Con el descubrimiento continuo, los líderes de la automatización y los líderes comerciales pueden unirse y abordar la transformación digital de manera integral. Un enfoque holístico incluye pensar en su negocio, sus procesos y dónde encaja la automatización, entregando resultados comerciales al directorio de manera sostenida.

 

 

¿Cómo funciona el Descubrimiento Continuo?

 

El descubrimiento continuo aprovecha las huellas digitales de fuentes de datos estructuradas y no estructuradas en aplicaciones comerciales, combinadas con la forma en que se realizan las tareas en los escritorios de las personas. Son esos conocimientos (más los aportes de los empleados) los que construyen un relato general sobre cómo se hace el trabajo y cómo se puede optimizar.

El descubrimiento continuo implica el uso de herramientas automatizadas e IA para descubrir flujos de trabajo de procesos existentes. Además, brinda a los tomadores de decisiones una base validada basada en datos para la mejora de procesos. Esto con el fin de evaluar sus prioridades de automatización y tomar medidas para cumplir con los resultados comerciales deseados.

Por su parte, el descubrimiento continuo permite a las organizaciones:

 

 

Identificar el estado  de los procesos de negocio de manera holística:

 

La identificación del estado incluye el mapeo del proceso de extremo a extremo (por complejo que sea) a la vez que garantiza el análisis en múltiples dimensiones, incluido el sistema, el área, el cliente o el usuario.

 

Comprender cómo se ven afectados los KPI comerciales:

 

A través del descubrimiento continuo, los tomadores de decisiones saben:

  • El estado de un proceso de negocio en un momento dado.
  • Cómo se podría mejorar el proceso.
  • Donde la automatización puede tener el mayor impacto.
  • Cómo mantener los procesos organizacionales en su estado más optimizado.
 

Aplicar activamente acciones de optimización de procesos:

 

Practicar el descubrimiento continuo permite a las organizaciones rediseñar los procesos basándose en datos y métodos científicos para mejorar las personas, los procesos y la tecnología. Esto puede ir desde simples alertas de excepciones o recordatorios, hasta la generación de instrucciones automatizadas que ejecutan los robots RPA para optimizar los KPI.

 

Supervisar y mantener los procesos en el estado más optimizado:

 

Finalmente, el descubrimiento continuo permite a las organizaciones monitorear constantemente los procesos de extremo a extremo para recopilar información en tiempo real sobre los estados de los procesos y su contexto cambiante para alimentar la próxima decisión.

Para cada fase, la plataforma UiPath ofrece un conjunto de tecnologías de descubrimiento y automatización:

  • UiPath Process Mining y UiPath Task Mining son herramientas ideales para ayudar en la fase de descubrimiento del ciclo de vida de un proceso. Junto con las ideas de colaboración colectiva disponibles en UiPath Automation Hub, estas permiten descubrir científicamente cada estado tal cual funciona.

  • Las capacidades avanzadas de inteligencia artificial y aprendizaje automático disponibles en toda la plataforma UiPath ayudan a ver las desviaciones de los procesos y los flujos de trabajo de las tareas, y saber qué escenarios de transformación de procesos tienen el ROI más alto.

  • Automation Hub consolida las recomendaciones de transformación de las herramientas Process Mining y Task Mining (y las ideas de automatización de sus colaboradores), proporcionando un lugar centralizado para recopilar y priorizar qué ideas son las más impactantes.

  • Se puede repetir el ciclo de descubrimiento para monitorear y mantener las mejoras del proceso o encontrar nuevas formas de optimizar de nuevo. Incluso se puede optimizar aún más los resultados al expandir Process Mining y Task Mining en más procesos organizacionales u otras partes del negocio.
 

Conclusión

 

Nuestro objetivo en este artículo es ayudar a más líderes empresariales a comprender lo que se necesita para un programa de transformación exitoso y el valor que se obtiene al aprovechar el descubrimiento continuo.

Si te interesa continuar profundizando en estos temas, puedes contactarnos a ventas@valuetech.cl y te ayudaremos a evaluar tu requerimiento, ¡no pierdas la oportunidad!

 
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