Automatización de Procesos Financieros 101: ¿Por dónde empezamos?

Automatización de Procesos Financieros 101: ¿Por dónde empezamos?

Los avances tecnológicos están impulsando un inmenso cambio positivo dentro de las organizaciones, especialmente dentro del sector de servicios financieros.  En efecto, la automatización de procesos financieros ofrece eficiencia operativa, cumplimiento mejorado y flujos de trabajo más optimizados, entre otros beneficios.

En este artículo profundizaremos en todo lo que debes saber sobre las herramientas de RPA y la creación de tu propios procesos financieros automatizados.

¿Qué es la automatización financiera?

La automatización financiera se refiere al uso de tecnología para ejecutar procesos y operaciones financieras. Dependiendo de la solución de software que elijas, podría incorporar automatización de procesos robóticos, gestión documental, inteligencia artificial o incluso una combinación de los dos en la automatización inteligente.

Mediante estas soluciones, tus colaboradores podrán asignar mejor su tiempo y energía a tareas estratégicas y de alto nivel, en lugar de tener que pasar innumerables horas realizando tareas repetitivas como la digitación de datos o las conciliaciones.

¿Qué procesos pueden automatizarse en finanzas?

Cuando se trata de automatización en finanzas, hay una gran variedad de casos de uso que pueden ser candidatos. Esto debido a que recurrentemente estos procesos dependen de los mismos factores: puntualidad, precisión, repetición y flujos de trabajo fluidos.

Echemos un vistazo a algunos ejemplos de procesos financieros que se alinean perfectamente para las soluciones de automatización:

Antes de que tu equipo de finanzas pueda pagar cualquier factura, se debe validar su exactitud con las órdenes de compra. Además, el proceso a menudo requiere aprobación antes de que se emita un cheque o se envíe una transferencia.

El software de automatización puede detectar rápidamente anomalías entre lo que se debe en las cuentas por pagar y las facturas. También puede agilizar la aprobación del pago para que nunca se atrase.

Con la automatización, tu equipo puede reemplazar todos los procesos manuales de cuentas por cobrar para que las facturas se carguen rápidamente y se eviten los errores humanos. Desde la gestión de créditos hasta la facturación, puede gestionar mejor el flujo de caja mediante la automatización.

Asegurarse de pagar a tus colaboradores a tiempo es un aspecto muy importante del negocio, pero puede volverse engorroso, especialmente a medida que crece tu equipo. Con la automatización financiera, el software puede conciliar datos, calcular deducciones y programar auditorías.

  • Conciliaciones de Cuentas

Independientemente del tipo de conciliación que necesites realizar, las soluciones de automatización te permitirán ahorrar tiempo y realizar el cierre financiero de manera oportuna. Al eliminar el trabajo manual, puedes ejecutar conciliaciones con la frecuencia que desees para detectar posibles fraudes desde el principio y controlar los gastos.

Una conciliación típica, es el caso de Conciliación Bancaria.

 

¿Cuáles son los beneficios de la automatización financiera?

La automatización financiera ofrece varias ventajas a las organizaciones que utilizan esta tecnología, entre ellas:

  1. Ahorro de Costos

Según un informe de Ernst & Young, la automatización de procesos robóticos puede generar ahorros de costos de entre el 20 % y el 60 % del costo FTE de referencia.

  1. Reducción de Errores

Al disminuir la cantidad de trabajo manual, naturalmente disminuyen las probabilidades de que ocurra un error humano. Esto tiene mucha relevancia, considerando que cualquier error podría implicar eventuales consecuencias financieras, normativas e incluso reputacionales.

  1. Satisfacción de los Empleados

A medida que los colaboradores dedican menos tiempo al trabajo manual y repetitivo, pueden cambiar su enfoque hacia la resolución de problemas y los esfuerzos estratégicos, lo que probablemente resultará en una mayor satisfacción.

  1. Escalabilidad

Cada día las empresas disponen de más datos, y puede ser abrumador querer utilizarlos si todo es dispar y manual.  Una solución de automatización puede extraer datos desde varias fuentes, procesarlos y centralizarlos para que puedan aprovecharse al máximo, sin limitaciones.

  1. Transparencia

Los procesos financieros a menudo pasan por varias manos antes de darse como completados. Sin embargo, tanto los ejecutivos como las partes interesadas pueden necesitar tener conocimiento del avance y estado en un momento dado para poder tomar decisiones correctas.

Con acceso a una solución de RPA, los usuarios pueden ver en qué fase se encuentra actualmente un proceso, así como también pueden revisar los datos en tiempo real.

¿Cómo automatizar los procesos financieros?

 Una vez que se implementa una solución de automatización, en teoría esta debiese funcionar sin problemas. Sin embargo, antes de agregar una nueva solución al conjunto de herramientas, se requiere cierta planificación.

Los pasos principales para transformar procesos financieros de manuales a automatizados, incluye:

Esquema de tus procesos: Puedes hacerlo mediante el uso de un software o incluso hacerlo a la antigua usanza con lápiz y papel. Al tener la hoja de ruta visual de tus procesos, queda claro dónde residen las ineficiencias y dónde se producen los cuellos de botella. Revisa qué partes del proceso se pueden automatizar.

Desarrollar el flujo de trabajo digitalmente: En cada paso, asigna los recursos necesarios para cada tarea. En esta fase, es posible eliminar cualquier paso que no contribuya directamente al resultado previsto.

Prueba el proceso dentro de tu solución de automatización: Puedes optar por implementar una solución de código bajo o sin código para que no tengas que depender de expertos en TI para comenzar.

Si todo funciona según lo planeado, puedes continuar implementando la solución en todos tus procesos y organización. Asegúrate de comunicar a tu personal respecto de sus roles y cómo la solución de automatización los ayudará a lograr sus objetivos de manera más rápida y sencilla.

 

¿Por qué no funcionan los procesos financieros existentes?

 Si tu organización está operando sin el uso de la automatización, es probable que ya hayas visto cómo las cosas pueden fallar o ser menos eficientes.

Cuando los procesos se realizan manualmente, los datos existen en varias ubicaciones y no siempre son accesibles. Además, se quedan atascados con las dependencias de personas clave, por lo que si un trabajador clave está de vacaciones o enfermo, sus procesos podrían retrasarse. Estos obstáculos se suman al riesgo de no cumplir los plazos de procesos críticos o no cumplir con las regulaciones.

 

¿Por qué es importante la Automatización de Procesos en Finanzas?

 Los beneficios antes mencionados de la automatización de procesos financieros son fundamentales en un mundo que se mueve en forma acelerada y con una alta afluencia de datos.

Dicho de otra forma, la automatización de procesos financieros proporciona a tu equipo conocimientos profundos, acceso a información, informes más precisos y una forma segura de aprovechar al máximo todos los recursos.

Estos conocimientos estarán fácilmente disponibles y se generarán en formatos digeribles para que cualquier persona, incluso las personas ajenas al área de finanzas, puedan comprender lo que están viendo.  Más aún, las soluciones de automatización pueden brindarte la capacidad de realizar análisis avanzados. Todo ello se convierte en la base de muchas decisiones empresariales importantes.

Además, hay que tener presente que los procesos financieros deben estandarizarse para eliminar la duplicación o causar errores. Al ejecutar estos procesos con software, están inherentemente estandarizados y hechos para ser repetibles en cualquier frecuencia que se necesite.

Más allá de llevar a cabo las funciones y crear informes para brindar información, las soluciones de automatización permiten el almacenamiento seguro, centralizado y accesible de todos los datos financieros.

 

¿Qué tecnologías se puede utilizar en la automatización financiera?

 La automatización financiera consta de diferentes tecnologías que la hacen posible. Si bien cada solución es diferente, la mayoría incorpora una o más de estas tecnologías:

  • Automatización Robótica de Procesos (RPA)

RPA es el uso de bots para imitar acciones humanas ejecutando tareas de principio a fin. Pueden aprender mediante la grabación de pantalla de un humano que cumple los pasos o mediante la codificación. Ahora bien, es necesario mencionar que la RPA requiere idealmente de datos estructurados para funcionar y es más adecuada para tareas repetitivas, de habilidades relativamente bajas y basadas en reglas.

  • Aprendizaje Automático

Los algoritmos de aprendizaje automático pueden funcionar en conjunto con RPA para elevar sus capacidades. Con el aprendizaje automático, los algoritmos utilizan datos históricos y detectan patrones para poder tomar decisiones futuras sin intervención humana. Por ejemplo, los equipos de finanzas pueden usar el aprendizaje automático para probar escenarios.

  • Gestión Inteligente de documentos

Las soluciones de gestión documental inteligente o gestión inteligente de documentos permiten generar una administración centralizada y eficiente de los documentos de la organización, lo que se puede complementar con extracción de datos, generación de documentos, flujos de trabajo inteligentes para la generación de aprobaciones, integración con el ERP y firma electrónica, entre otras capacidades.

¿Cuáles son los desafíos de la automatización financiera?

Podría haber ciertas dudas dentro de tu organización para adoptar una nueva tecnología, especialmente una que esté automatizada. Los beneficios de la automatización de procesos financieros seguramente superan cualquier desventaja, pero aun así podrían surgir algunos desafíos. Para empezar, algunos equipos de finanzas desconfiarán de cambiar los procesos o reinventar la forma en que siempre han hecho su trabajo.

Además, si tu organización busca saltar a la automatización a gran escala sin comenzar con pequeños pasos, la inversión puede parecer mayor que el retorno. Sin embargo, eso es fácil de resolver.

Puedes implementar de manera fácil y rentable una solución acotada en su alcance y comenzar a obtener el ROI muy pronto.

 

Conclusión

Considera que la mayoría de los líderes financieros ya han implementado la automatización de procesos robóticos o planean hacerlo.

Junto con todos los beneficios que la automatización de procesos financieros brindará a tu equipo de finanzas y a tu organización en general, ello se convierte en un requisito en sí para seguir siendo competitivo en el mercado.

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Solo debes contactarnos a ventas@valuetech.cl para empezar, queremos escucharte.

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